Tietosuojaseloste

1Rekisterinpitäjä

Valokuvaamo Skopix Oy on rekisterinpitäjä asiakkaidensa tiedoille. Skopix ei ole nimennyt tietosuoja-asetuksen 37 artiklan mukaista tietosuojavastaavaa, koska toiminta ei täytä artiklan edellytyksiä. Kaikissa tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä mainittuun osoitteeseen.

2Mitä tietoja käsittelemme

Verkkovaraus ei kerää maksuvälinetietoja. Kuvauksesta ei peritä varausmaksua eikä muuta ennakkomaksua, joten varauksen tekeminen ei edellytä maksukortin tai muun maksuvälineen tietoja. Laskutus tapahtuu kuvauksen jälkeen.

Emme tarkoituksellisesti kerää tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Emme tunnista henkilöitä kuvista, emme rakenna kasvorekistereitä emmekä käytä asiakkaiden kuvia ulkopuolisten tekoälymallien kouluttamiseen. Emme lähetä asiakkaiden tietoja emmekä kuvia ulkopuolisiin tekoälypalveluihin: tekoälyä hyödyntävät työvaiheet tehdään omalla laitteistollamme.

3Mistä tiedot saadaan

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi tai alaikäisen kuvattavan huoltajalta: verkossa tehdyn varauksen tai yhteydenoton yhteydessä, allekirjoitetusta kuvaussopimuksesta, sähköpostitse, puhelimitse tai liikkeessä. Valokuvat syntyvät itse kuvaustilanteessa. Päiväkoti- ja ryhmäkuvauksissa kuvauksesta sovitaan päiväkodin tai muun yhteisön kanssa. Miljöökuvauksen kuvauspaikan sijainti ja matka lasketaan antamastasi osoitteesta reittipalvelussa (kohta 6).

Emme osta emmekä vastaanota henkilötietoja ulkopuolisista rekistereistä tai markkinointilistoilta.

4Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella

Suostumukseen perustuva käsittely on aina vapaaehtoista. Luvan antamatta jättäminen ei vaikuta kuvauksen hintaan, sisältöön eikä siihen, saatko kuvasi. Varauksen voi tehdä antamatta yhtään markkinointilupaa.

Teknisen laadun kehittäminen. Rajattua kuva-aineistoa voidaan käyttää omassa suojatussa ympäristössämme rajauksen, suoristuksen, laadunarvioinnin ja muiden teknisten apuvälineiden kehittämiseen. Kuvia ei tällöin käytetä henkilöiden tunnistamiseen eikä ulkopuolisten tekoälymallien kouluttamiseen, eikä valmis ohjelmisto sisällä asiakkaiden kuvia. Voit vastustaa kuviesi käyttöä tähän kohdan 9 mukaisesti.

Kuva-arkiston järjestäminen. Järjestämme kuva-arkistoamme koneellisesti omalla laitteellamme kuvaustyypin mukaan (esim. hää- tai koulukuvaus). Ihmisiä ei tunnisteta, eikä tietoja lähetetä ulkopuolisille.

5Kuinka kauan tietoja säilytetään

Kun säilyttämiselle ei ole enää perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Voit pyytää kuviesi ja tietojesi poistamista milloin tahansa kohdan 9 mukaisesti.

6Kenelle tietoja luovutetaan

Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja, emmekä luovuta niitä kolmansille markkinointitarkoituksiin.

Käytämme toiminnassamme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen vaatii.

Tulevat palvelut. Otamme lähiaikoina käyttöön seuraavat palvelut. Päivitämme tämän selosteen ennen kuin kukin niistä otetaan käyttöön:

• palvelintila varausjärjestelmälle ja kuvagallerialle: UpCloud, palvelimet Suomessa
• varmuuskopiot: Hetzner, palvelimet Suomessa
• varausvahvistusten ja muiden palveluviestien lähetys sähköpostitse: Amazon Web Services (Amazon SES), palvelimet Ruotsissa
• verkkomaksut: suomalainen maksunvälittäjä (valinta on kesken)

Varausjärjestelmä, kuvagalleria ja päiväkotikuvien verkkokauppa on tarkoitus siirtää vuoden 2027 alussa erillisen yhtiön ylläpidettäviksi (ks. kohta 12). Yhtiö käsittelee tietoja Skopixin lukuun ja ohjeiden mukaan, ja se nimetään tähän selosteeseen ennen siirtoa.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

7Siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Varaustiedot ja valokuvat tallennetaan Suomessa Skopixin omassa hallinnassa olevalle laitteistolle. Kun katselet galleriaa tai teet varauksen, kuvat ja tiedot kulkevat salattuna Cloudflaren verkon kautta. Ne voivat tallentua Cloudflaren palvelimille tilapäisesti välimuistiin, mutta pääasiallinen tallennus on Suomessa. Kuva-arkistosta pidetään lisäksi varmuuskopio Backblazen palvelussa Yhdysvalloissa.

Matkalaskelman yhteydessä näytämme linkin kuvauspaikan sijaintiin OpenStreetMap-karttapalvelussa (OpenStreetMap Foundation, Iso-Britannia). Jos avaat linkin, sijainti välittyy palvelulle. Siirto Iso-Britanniaan perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Osa kohdassa 6 mainituista palveluntarjoajista on yhdysvaltalaisia tai niillä on yhdysvaltalainen emoyhtiö, ja ne voivat käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella: Cloudflare, Resend, Google, Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp ja Meta-pikseli), Atlassian (Trello), Tailscale, Backblaze ja Adobe. Myös tulevista palveluista Amazon Web Services on yhdysvaltalainen. Tällöin siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–U.S. Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

8Tietojen suojaaminen

Sähköiset tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, ja pääsy on rajattu niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Valokuvien alkuperäistiedostot säilytetään siten, että niistä on varmuuskopiot. Paperiset kuvaussopimukset säilytetään lukitussa tilassa.

Varausjärjestelmässä on lisäksi seuraavat toteutetut suojaukset:

• Liikenne selaimesi ja palvelun välillä on salattu.
• Varausrajapinnasta on ulkopuolelta saavutettavissa vain ne reitit, jotka palvelun toiminta edellyttää. Rajaus on testattu kiertoyrityksillä.
• Maksuvälinetietoja ei oteta vastaan missään vaiheessa.
• Verkkosivujen selaaminen ei ota selaimestasi yhteyttä kolmansien osapuolten palvelimiin, ennen kuin hyväksyt analytiikka- tai markkinointievästeet, joten selaustietosi eivät päädy ulkopuolisille ilman suostumustasi. Poikkeus on lomakkeiden roskapostisuoja, joka ladataan vasta, kun alat täyttää lomaketta (ks. kohta 11).
• Ehtojen hyväksynnän aikaleiman asettaa palvelin. Asiakkaan itse lähettämää aikatietoa ei hyväksytä, jottei hyväksynnän ajankohtaa voi jälkikäteen muuttaa.

Emme voi taata, ettei laitevika, tulipalo, tietomurto tai muu vastaava tapahtuma voisi aiheuttaa aineiston tuhoutumista. Arkistointi on palvelulupaus, ei säilytystakuu. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitamme valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa sinulle tietosuoja-asetuksen 33 ja 34 artiklan mukaisesti.

9Sinun oikeutesi

• Saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös.
• Oikaista virheellinen tai puutteellinen tieto.
• Pyytää poistamista, kun tiedon käsittelylle ei ole enää perustetta. Kirjanpitoaineistoa emme voi poistaa lakisääteisen säilytysajan kuluessa.
• Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
• Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen koneluettavassa muodossa siltä osin kuin käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.

Pyynnön voi tehdä osoitteeseen skopix@skopix.com. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin luovutamme tietoja.

Markkinointiluvan peruuttamisen jälkeen poistamme kuvat hallinnassamme olevista kanavista kohtuullisessa ajassa. Emme voi poistaa kuvia jo painetusta materiaalista emmekä muiden jakamista julkaisuista.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Toivomme, että olet ensin yhteydessä meihin.

10Alaikäiset, automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Alaikäisten tietoja käsitellään erityisen huolellisesti. Kuvaamisesta sovitaan ennen kuvausta huoltajan tai yhteisön, esimerkiksi päiväkodin, kanssa.

Emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisesti. Jos hyväksyt markkinointievästeet, Google ja Meta voivat muodostaa sivustolla käynnin perusteella mainosyleisöjä, joille näytämme mainoksiamme (ks. kohta 11).

11Evästeet ja kävijäseuranta

Sivusto ei lataa mitään seurantaan tai mainontaan liittyvää, ennen kuin hyväksyt sen sivuston evästebannerissa. Valitset itse, hyväksytkö analytiikan, markkinoinnin, molemmat vai ei kumpaakaan. Valinta on vapaaehtoinen, eikä se vaikuta siihen, miten voit käyttää sivustoa tai varata kuvausta.

1. Välttämättömät (aina käytössä). Nämä tarvitaan, jotta sivusto toimii, eikä niihin kysytä suostumusta.

• Sivuston toiminta. Kaikki kirjasimet, kuvat ja ohjelmakoodi tulevat sivuston omasta osoitteesta.
• Valintasi muistaminen. Evästevalintasi tallennetaan selaimesi tallennustilaan, jotta bannerin ei tarvitse näkyä joka kerta.
• Lomakkeiden roskapostisuoja. Kun alat täyttää sivuston yhteydenottolomaketta tai varauslomaketta, selaimesi lataa Cloudflaren roskapostisuojan (Turnstile) osoitteesta challenges.cloudflare.com. Varauslomakkeessa se tapahtuu, kun olet valinnut ajan ja siirryt antamaan yhteystietosi. Suoja tarkistaa, että lomaketta käyttää ihminen eikä automaattinen ohjelma, ja käsittelee sitä varten IP-osoitettasi ja selaimesi teknisiä tietoja. Kun lähetät lomakkeen, palvelimemme varmistaa tuloksen Cloudflarelta ja antaa sille samalla IP-osoitteesi. Cloudflare käsittelee tiedot meidän lukuumme vain bottien tunnistamiseen ja torjuntaan, ei seurantaan eikä mainontaan. Suojaa ei ladata, ennen kuin alat käyttää lomaketta.
• Kirjautumistunniste. Kun kirjaudut varausjärjestelmään, se säilyttää kirjautumistunnisteesi selaimesi paikallisessa tallennustilassa, jotta pysyt kirjautuneena. Tunnistetta ei käytetä seurantaan eikä mainontaan.

2. Analytiikka (vain suostumuksellasi). Jos hyväksyt analytiikan, lataamme Googlen Google Analytics -palvelun. Se mittaa, kuinka paljon sivustolla käydään, mitä sivuja katsotaan ja mistä kävijät tulevat, sekä sen, kuinka moni lähettää yhteydenottolomakkeen tai varauspyynnön. Näin näemme, mikä sivustossa toimii ja mitä pitää parantaa. Google saa tätä varten selaimesi tunnisteen, IP-osoitteesi ja tiedot käymistäsi sivuista ja laitteestasi. Mittaustapahtumiin ei lähetetä nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi, osoitettasi eikä lomakkeelle kirjoittamaasi viestiä.

3. Markkinointi (vain suostumuksellasi). Jos hyväksyt markkinoinnin, Google Ads ja Metan Meta-pikseli saavat tiedon sivustolla käynnistäsi (käydyt sivut sekä se, lähetitkö yhteydenottolomakkeen tai varauspyynnön). Käytämme tietoa siihen, että näemme, millaisia tuloksia mainonnastamme syntyy, ja siihen, että voimme näyttää mainoksiamme sivustolla käyneille (uudelleenmarkkinointi) Googlen ja Metan palveluissa. Jos olet kirjautunut Google- tai Meta-tilillesi (esimerkiksi Facebookiin tai Instagramiin), nämä yhtiöt voivat yhdistää tiedon tiliisi. Meta-pikselin tietojen keräämisessä ja välittämisessä Skopix ja Meta Platforms Ireland Limited ovat yhteisrekisterinpitäjiä; Meta vastaa tämän jälkeisestä omasta käsittelystään. Tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle (ks. kohta 7).

Valinnan muuttaminen. Mitään edellä mainittua analytiikka- tai markkinointipalvelua ei ladata, ennen kuin olet hyväksynyt sen. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa sivun alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä. Peruutettaessa poistamme analytiikka- ja markkinointievästeet ja lataamme sivun uudelleen. Valintasi on voimassa 12 kuukautta, minkä jälkeen kysymme sitä uudelleen. Kun Google tai Meta on jo saanut tietoja, niiden omat tietosuojakäytännöt koskevat tietojen jatkokäsittelyä; voit hallita mainosasetuksiasi myös omilla Google- ja Meta-tileilläsi.

Evästeet ja tallennukset.

Lisäksi sivusto voi jättää selaimen välilehden väliaikaiseen muistiin lyhyen merkinnän sivunvaihdon kuvasiirtymää varten, kun siirryt valikosta toiselle sivulle. Merkintä poistetaan heti seuraavalla sivulla, eikä se sisällä tietoja sinusta. Google tai Meta voi lisäksi käyttää omia evästeitään omilla verkkotunnuksillaan; ne ovat näiden yhtiöiden hallinnassa.

12Selosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme, joten tätä selostetta voidaan päivittää. Tästä osoitteesta on aina saatavilla uusin versio, ja versionumero sekä voimaantulopäivä näkyvät sivun yläreunassa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme asiakkaille erikseen.

Tiedossa oleva muutos: varausjärjestelmä, kuvagalleria ja päiväkotikuvien verkkokauppa on tarkoitus siirtää vuoden 2027 alussa erillisen yhtiön ylläpidettäviksi. Skopix pysyy rekisterinpitäjänä, ja ylläpitävä yhtiö käsittelee tietoja Skopixin lukuun ja ohjeiden mukaan. Päivitämme selosteen, kun muutos tehdään.

Kuvausehdot ovat erillinen, versioitu asiakirja. Varaukseen tallentuu se ehtoversio, jonka olet hyväksynyt, ja kyseinen versio säilyy luettavana. Tämä tietosuojaseloste sen sijaan kuvaa aina nykyistä käsittelyä, eikä sitä versioida varauskohtaisesti.